Verfahrensweise zur Auswahl von Planungsbüros aus dem Planerpool

 

Die Verfahrensweise ist mit den nachfolgenden Bewerbungs- und Planerpoolbedingungen geregelt

 

1. Veröffentlichung

Die Vergabebekanntmachung zur Bildung eines offenen Planerpools wird in den Lokalteilen der Märkischen Oderzeitung (Ausgaben Bernau und Eberswalde), im Amtsblatt der Gemeinde Wandlitz und unter www.wandlitz.de/ Rathaus und Politik/ Ausschreibungen/ Bekanntmachung Planungsleistungen veröffentlicht.

Zusätzlich wird einmal jährlich in der Märkischen Oderzeitung (Ausgaben Bernau und Eberswalde) darüber informiert, dass die Gemeinde Wandlitz Leistungen über einen Planerpool vergibt und Architekten und Ingenieure jederzeit aufgenommen werden können.

Die Bewerbungs- und Planerpoolbedingungen werden auf dieser Seite dauerhaft veröffentlicht.

 

2. Verfahren

Die eingehenden Bewerbungen werden im Fachamt registriert und auf Vollständigkeit überprüft. Erfüllt ein Bewerber die Bewerbungsbedingungen, wird er in den Planungspool für das jeweilige Leistungsbild aufgenommen. Der Bewerber erhält über die Aufnahme in den Planerpool eine schriftliche Mitteilung mit Hinweisen zum Verfahren.

Interessierte Architekten und Ingenieure können jederzeit ihre Bewerbungsunterlagen zur Aufnahme in den Planerpool an die Gemeinde Wandlitz richten.

Bei Bedarf einer Planungsleistung erfolgt zunächst die Erarbeitung einer Aufgabenbeschreibung und einer Kostenannahme. Bis zu einem kalkulierten Auftragswert von 100.000 € netto kann eine Auftragsvergabe aus dem entsprechenden Planerpool erfolgen.

Die Auswahl aus dem Planerpool erfolgt entweder im Auswahlverfahren oder im Losverfahren.

Das Auswahlverfahren gelangt zur Umsetzung der Regelungen des § 3, Abs. 4 der VOF bzw. für besondere Fälle, in denen eine Vergabe nach Verhandlung mit nur einem Bewerber in Betracht zu ziehen ist, zur Anwendung.

Über die Auftragsvergabe an den ermittelten Bewerber wird gemäß Hauptsatzung der Gemeinde Wandlitz per Beschluss des Hauptausschusses entschieden.

 

Auswahlverfahren

Liegt ein Fall vor, für den eine Auftragsvergabe nach § 3, Abs. 4 VOF in Frage kommt, so ist der betreffende Bewerber für die Beauftragung in Betracht zu ziehen. Ist dieser nach Verhandlung bereit, den Auftrag zu übernehmen, wird er zur Beschlussfassung über die Auftragserteilung vorgeschlagen.

In besonderen Fällen, d.h.

 

  • wenn die geforderte Leistung im verbindlichen Teil der HOAI enthalten ist,
  • keine wesentlichen zusätzlichen Leistungen erforderlich werden,
  • ausschließlich verbindlich fest vorgegebene Zu- und Abschläge vorzunehmen sind,
  • keine oder nur unwesentliche Nebenkosten anfallen und
  • die Mindestsätze der entsprechenden Honorarzone nicht überschritten werden

 

kann eine Vergabe nach Verhandlung mit nur einem Bewerber vorgenommen werden.

Der Bewerber ist vom Fachamt aus dem Planerpool auszuwählen. Die Auswahl ist insbesondere unter Berücksichtigung der Aufgabenstellung vorzunehmen. Das ausgewählte Unternehmen wird unter Nennung der Gründe zur Beschlussfassung über die Erteilung des Auftrages vorgeschlagen.

Sollte es erforderlich (z.B. bei zu geringer Bewerberzahl) oder aus anderen Gründen zweckmäßig sein, kann auch eine Vergabe nach vorheriger Leistungsabfrage bei mindestens 3 entsprechenden Planungsbüros vorgenommen werden.

Aus den eingegangenen Bewerbungen ist dann durch das Fachamt das Planungsbüro auszuwählen, welches zur Beschlussfassung über die Erteilung des Auftrages vorgeschlagen wird.

 

Losverfahren

Im Losverfahren werden je Auftrag zwei Unternehmen per Losentscheid ermittelt. Die Ermittlung erfolgt in Zusammenarbeit zwischen dem Fachamt und der Vergabestelle (mindestens 2 Personen). Die Ergebnisse werden dokumentiert. Das erstgezogene Unternehmen soll zur Beschlussfassung über die Erteilung des Auftrages vorgeschlagen werden. Das erstgezogene Unternehmen wird über den beabsichtigten Vertragsschluss schriftlich informiert und aufgefordert, seine Bewerbungsunterlagen innerhalb einer Frist von sechs Werktagen, soweit erforderlich, zu aktualisieren.

Lehnt das erstgezogene Unternehmen den Vertragsschluss ab oder werden die geforderten aktualisierten Bewerbungsunterlagen nicht fristgemäß eingereicht, wird das zweitgezogene Unternehmen über den beabsichtigten Vertragsschluss informiert und aufgefordert, seine Bewerbungsunterlagen innerhalb einer Frist von sechs Werktagen, soweit erforderlich, zu aktualisieren.

Lehnt auch das zweitgezogene Unternehmen den Vertragsschluss ab oder werden die geforderten aktualisierten Bewerbungsunterlagen nicht fristgemäß eingereicht, werden nochmals zwei Unternehmen durch Losentscheid ermittelt. Das Verfahren wiederholt sich, bis ein Unternehmen bereit ist, den Vertrag zu schließen und die geforderten aktualisierten Bewerbungsunterlagen fristgemäß einreicht. Dieses Unternehmen wird zur Beschlussfassung über die Erteilung des Auftrages vorgeschlagen.

 

3. Zuschlagserteilung

Der Zuschlag soll an den Bewerber erteilt werden, der im Ergebnis der Auswahl (besonderer Fall- wie oben beschrieben) bzw. nach Auslosung ermittelt worden ist.

Dazu wird im Ergebnis des unter Punkt 2 dargelegten Verfahrens ein Vergabevorschlag erstellt. Dieser ist gemäß der Zuständigkeitsordnung der Gemeinde Wandlitz dem Hauptausschuss zur Beschlussfassung vorzulegen.

Im Anschluss an die Beschlussfassung erfolgt die Beauftragung der Planungsleistung.

 

 

Bei Rückfragen  wenden Sie sich bitte an:

Rüdiger Stumpf

Sachgebietsleiter Hoch- und Tiefbau
Rathaus (Erweiterungsbau), Prenzlauer Chaussee 157
1. Obergeschoss, Zimmer 2.1.21
16348 Wandlitz
Telefon (033397) 66-320
E-Mail

 

 

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Informationen über den "offenen" Planerpool für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen